Seulement 3% des français font habituellement du télétravail. La période que nous traversons va donc conduire les organisations à se réinventer en mettant en place de nouvelles habitudes. Cela induit une nécessaire adaptation pour travailler de façon efficace et garder le lien avec ses collègues. Partout des initiatives se développent pour continuer à travailler efficacement à distance. Nous vous partageons aujourd’hui nos conseils pour travailler au mieux dans ces conditions.
1. Garder le contact
Il est facile de se retrouver
déconnecté de la réalité quand on est loin de nos collègues. Dans ces
conditions, il ne faut pas hésiter à briser la barrière de la distance en
effectuant des points réguliers par téléphone et/ou par vidéo. Il est important
de rester joignable pendant la journée pour préserver un lien. Cela permet de
fluidifier les échanges et donc de faciliter le travail. Plusieurs logiciels de
conversation vidéo existent sur le marché (Skype, Google Hangouts, Microsoft
Teams, Cisco Webex,…). Nous avons décidé de mettre en avant un outil : Zoom.
Pourquoi ?
Zoom est une solution de vidéo-conférence de plus en plus utilisée notamment dans le monde de e-learning. Cette application a connu une croissance fulgurante ces dernières années. Cela a notamment été rendu possible grâce à l’unification de différents moyens de communication (réunion, messagerie, formation). Zoom est particulièrement adapté pour un usage collaboratif et interactif.
Comment l’utiliser ?
Pour l’utiliser, rendez-vous sur zoom.us. Une fois le compte créé, lancez l’application installée sur votre bureau. Il ne vous reste plus qu’à créer ou rejoindre une réunion. La version gratuite permet de réaliser des conversations de 40 minutes avec plus de 100 personnes simultanément. La version supérieure est accessible pour 14€ / mois / collaborateur. Tour rapide de l’outil :
2. Se mettre d’accord sur une façon d’interagir
Mettez-vous d’accord sur la façon de communiquer, d’échanger des documents, d’avancer sur des projets,… Une méthode bien précisée vous permettra de savoir ce que chacun a à faire et comment il doit le faire lorsqu’il travaille en télétravail. A ce sujet, nous vous encourageons à lire notre article sur les 6 principes d’une transformation culturelle et managériale réussie. L’article est disponible ici.
3. Planifier ses journées de télétravail
On est toujours plus efficace lorsque l’on a une idée claire de ce que l’on a à accomplir. Soulignez les priorités, planifiez avec vos équipes les tâches à réaliser et organisez-les au mieux dans votre journée en commençant par les plus importantes. Comme l’indique la loi de Laborit, nous avons naturellement tendance à chercher la satisfaction immédiate, ce qui nuit à notre productivité. Pour être plus efficace, concentrez vos efforts en début de journée sur ce qui est le plus important. Une fois les tâches accomplies vous pouvez les partager à votre équipe en utilisant un outil partagé comme Trello (https://trello.com/fr) par exemple.
4. Instaurer un rythme de travail
La première chose est bien sûr de vous habiller. Cela peut sembler être un détail mais ce n’en est pas un. Vous mettre dans une tenue professionnelle jouera indéniablement sur votre état d’esprit. Il est également important que vous puissiez garder un rythme régulier lorsque vous êtes en télétravail. Réalisez des sessions intenses de travail (de 90 ou 120 minutes par exemple) et séparez-les avec des pauses de cinq minutes pendant lesquelles vous soufflez réellement. Prenez le temps de manger le midi et, autant que possible, fixez-vous une heure limite après laquelle vous ne travaillez plus.
5. Eviter le multitâche
Nous sommes souvent poussés à effectuer plusieurs tâches en même temps. C’est une vraie difficulté qui ne permet pas d’être pleinement concentré. Pour y remédier, focalisez vos efforts sur une chose à la fois, cela vous permettra d’être davantage productif. Si vous avez une nouvelle tâche à faire et qu’elle prend moins de deux minutes, faites là directement. Autrement, notez là et faites là plus tard. Réservez une période pour vos e-mails dans la journée, ne vous dérangez pas à chaque nouvelle notification. Une étude de McKinsey a montré qu’un employé passe en moyenne 30% de son temps à consulter ses e-mails. Réduire le nombre de consultations devrait donc vous permettre de diminuer le temps passé sur cette activité.
6. Séparer professionnel et personnel
Autant que possible, évitez le « blurring », la disparition de la frontière entre votre sphère professionnelle et personnelle. C’est une pratique courante lorsque l’on est en télétravail. En ce sens, si vous en avez la possibilité, installez-vous dans une pièce que vous pourrez utiliser comme bureau. Faites le nécessaire pour travailler au calme et être le moins dérangé possible. En moyenne, 25 à 40% d’une journée de travail est perdu en interruptions ou difficultés à se concentrer. Dans un open space, un cadre est en moyenne dérangé toutes les 12 minutes. La perte de temps peut donc vraiment être importante quand on sait qu’il faut en moyenne 3 minutes pour se reconcentrer.
Si vous avez des enfants, évidemment cela rend la chose ardue mais pas impossible. Nous n’avons pas de solution miracle mais quelques conseils qui pourront, nous l’espérons, vous aider dans cette période. Si vous en avez la possibilité, instaurez des roulements avec votre conjoint. Vous pouvez également profiter de leur temps de repos l’après-midi ou lorsqu’ils sont couchés le soir pour être le plus efficace. En fonction de leur âge vous pouvez instaurer des règles : « lorsque la porte est fermée, ne pas déranger », cela fonctionnera peut-être un temps.
7. Limiter l’exposition aux réseaux sociaux
Si vous êtes tenté d’utiliser les réseaux sociaux, vous pouvez déjà supprimer les notifications. Il peut aussi être intéressant d’installer des extensions ou applications qui vous permettront de contrôler le temps passé sur chacun. En voici quelques-uns :
- Enlever les suggestions de YouTube : « Remove YouTube recommended videos » https://chrome.google.com/webstore/detail/remove-youtube-recommende/khncfooichmfjbepaaaebmommgaepoid)
- Supprimer l’affichage du fil d’actualité de Facebook : « Kill News Feed » (https://chrome.google.com/webstore/detail/kill-news-feed/hjobfcedfgohjkaieocljfcppjbkglfd?hl=fr)
- Bloquer l’utilisation de certaines applications : Freedom (https://freedom.to)
- Contrôler le temps passé sur vos projets : Toggl (https://toggl.com)
8. Garder à distance ce qui n’est pas nécessaire
Enlevez tout ce qui n’est pas utile à votre travail, le reste risque de vous déconcentrer de ce que vous avez à faire. Vous pouvez en revanche placer une plante sur votre bureau, cela augmenterait votre productivité de 15%.
9. Utiliser des outils habituellement payants
Au vu des circonstances, plusieurs entreprises ont décidé de proposer une gratuité sur leurs outils :
- Beekast permet de vous accompagner dans la création, l’animation et le suivi de vos réunions. ( https://www.beekast.com/fr/offre-teletravail/)
- Klakoon propose un outil pour réaliser des réunions virtuelles, des sondages, des sessions de brainstorming. (https://klaxoon.com/fr/)
- Assana facilite la gestion des projets collaboratifs (https://asana.com/fr)
De nombreux autres outils et services sont disponibles ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lmyLLF6DfEcAesx8onk5zgKcAvwzpMDnwUt2yo_Z4rw/edit?pli=1#gid=1006805757
10. Prendre le temps de souffler
Nous le savons, cette situation est exceptionnelle et nous ne sommes pas égaux sur le plan des émotions. Pour rester à flots, méditez, lisez, faites du sport, appelez des amis,… Si vous en ressentez le besoin, des psychologues sont disponibles gratuitement pour vous soutenir dans ces moments. Pour cela, envoyez votre demande par e-mail à l’adresse suivante : contact@pros-consulte.com. Si vous le souhaitez, vous pouvez enfin en savoir davantage sur le moral de vos équipes. Bleexo (https://www.bleexo.com/) vous permet de leur envoyer gratuitement un questionnaire pour connaitre leur motivation.
Vous sentez que vous avez besoin d’être soutenu dans la mise en place des meilleures pratiques de télétravail ? Contactez-nous, nous pouvons également vous accompagner dans cette situation inédite : hello@impulse-conseil.fr
Basé en région lilloise, Impulse Conseil est un cabinet de conseil en stratégie et en transformation. Nos équipes de consultants agissent comme de véritables partenaires pour nos clients qui se transforment et font sans cesse face à de nouveaux défis. L’accompagnement au changement et l’émergence de l’intelligence collective font partie de notre ADN.
